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有关时间管理的理念清单
德鲁克说:“世界上最没有效率的事情,就是以最高的效率做没有效果的事情。" 时间管理的目的也只有一个,就是尽可能优质地完成你的目标、任务。很多人沉迷于时间管理的工具和方法,这就是在高效的做无意义的事情,是瞎忙。时间管理最重要的是追求效果,而不是追求效率。时间管理的理论大同小异,事实上,你只要掌握几个关键理念就足以把时间管理好。至于用哪种工具和方法,就看个人的情况了。
  1. 设定目标。设定有效的目标是时间管理的基本前提。你连目的地都没设定的情况下,跑的再快有什么意义呢。有一个自己喜欢并为之奋斗的目标,可以让你的时间管理更高效。目标的设定可以参照SMART原则(S:(Specific) 明确性,目标要清晰、明确,让考核者与被考核者能够准确理解目标;M:(Measurable) 可测量,目标要量化,考核时可以采用相同的标准准确衡量;A:(Achievable)可实现,目标要通过努力可以实现,也就是目标不能过低和偏高,偏低了无意义,偏高了实现不了;R:(Relevant)相关性,与其他目标有一定的相关性;T:(Time)时间表,目标必须有明确的截止期限;)
  2. 精简任务。有了有效的目标后,就要把目标拆解成具体可执行的任务。拆解目标时要考虑下这些任务对实现目标有什么帮助?思考下这些任务现在能否不做、推迟做或分派给其他人做?高效的时间管理必须专注于目标,把80%的时间用在那只要花20%的时间就能产生80%收益的事情上。同时,不要过于追求完美,避免无意义的消耗。对于成效低、无意义的行为和活动要直接放弃,避免时间浪费。要学会把困难的目标拆解成简单可执行的小任务,这样有助于目标实现。例如写一本书很困难,可以从写一篇文字或一段文字开始。
  3. 每日任务清单。提前把每天的任务做成清单,这样可以更好的帮助自己完成目标,同时也可以减少心情焦虑。每天的日程不要安排的太紧凑,要有灵活度,这样做可以随时应对突如其来来计划外的小任务。每个人的精力每天的精力都有有限的,要注意时间的质量,精力最旺盛的时间一定要留给最重要的几个任务。要学会休息,保持自己的精力。
  4. 模式化。针对某一些具体的问题,可以形成详细的、固定的流程化处理方案。刚开始的时候可以通过清单的形式来逐渐熟悉处理方案,慢慢的就可以形成习惯动作。例如洗刷、家务劳动、健身等可以模式化,避免占用精力。可以总结几十项这样的清单,需要处理此类事情的时候,直接拿过来使用即可。例如打电话可以归纳成五步:1.打电话之前,先准备好要说明的问题,在纸上列出要点;2.准备电话联系清单,完成一项划掉一项;3.告诉对方我是谁及来电的目的;4.别啰嗦,简明扼要;5.以祝福对方的友好语言结束电话“非常高兴能与你通话“,“谢谢你”。
  5. 减少干扰。干扰和拖延是处理任务时两大难题。现在手机、网络等都很容易干扰到我们,让我们精神很难集中,专心干活。对于那些需要集中注意力的任务,你应该尽量避免被打扰。一个很简单的方法是去一个没人能打扰你的地方,另一个方法是告诉周围的人未来一段时间不要打扰你。例如周末的上午,咖啡厅的人不会很多,是个专心干活的好地方。
  6. 避免拖延。解决拖延我个人的方法是:把要做的任务找一个极其容易的开头,列成清单摆在眼前,如果还是不想做,就坐在那里等,一直等到自己想做。 这时候千万不要分心做其他事,因为只要一开始做其他事,很容就把要做的任务抛在脑后了。在开始任务前,要给自己规定结果的评判标准,避免完美主义情节,浪费时间。
  7. 物归其位。《华尔街日报》曾报道,人们每年几乎要花费10%的时间用在寻找物品和文件上。如果你也像许多人一样,老是要寻找乱放的东西或文件的话,解决办法是养成有条理的习惯。不要把时间浪费在寻找要用的东西上,最好的原则是不用的东西扔掉,不扔掉的东西分门别类存放好。
  8. 迅速决策。时间管理本质上是在做选择,选择最优的任务来处理。养成果断决策的习惯是绝对必要的。通常推迟决策觉得只会导致消极的后果,拖延没什么好处。大把的时间应该花在具体的行动上,而不是做决策本身。加快决策的速度,你就会有更多的时间来做具体的任务。因为如果决策错误,你也会很快能发现,及时调整。
  9. 设置专用时间。每个时间段设定一个任务主题,不切碎自己的时间,这样可以大大提高工作效率。养成每天固定的时间段处理固定的任务的习惯,既可提升效率,又可以避免拖延。例如犹太人习惯于把上班后的一个小时定位专用时间,在这段时间里,必须将昨天下班到今天上班之间接到的信函、传真、邮件等全部回复,用电脑打好并发出,或者用电话回复。
  10. 选择对你来说行之有效的时间管理技巧和工具。市面上有关时间管理的方法和工具非常多,不要老是纠结使用哪种时间管理方法和工具。你可以对不同的方法和工具进行实验和尝试,找到最适合自己的。时间记录法、GTD、番茄工作法等只要适合自己,所有能帮助自己完成目标的工具和方法都是可以的。