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创业公司的开会原则清单

发布于2017-07-21 16:34:49

创业公司日常中的会议一般分为决策会议和信息交流两种会议。信息交流会议一般是指大家坐在一起,每个人都会分享一些信息,做到信息的互通有无。公司的各种例会都属于这类会议,例如周例会、月度会议、季度会议和年度会议。决策性会议以结果为导向,会议会就某些需要决策的问题讨论、决议,这类会议需要用最少的时间,解决要商议的问题,并给出具体的行动计划。例如渠道策略会议、产品定价策略会议等。无规矩不成方圆,简单设立几条会议原则,可以有效提高会议效率。

  1. 遵守会议纪律。不能迟到、接打电话、玩手机等情况出现,必要时可以对违反会议纪律的行为作出处罚。
  2. 控制参会人数。从成本和效率的角度来看,开会的人越多,成本就越高、效率也越差。问题决策型会议,人越少越好,8人基本上就是上线了。假如每人陈述下自己的看法需要5分钟,都说完40分钟就过去了,大家也都疲惫了。信息交流型会议要做到能不开就不开,一般情况下把信息作成通知或公告在公司群里公布出来就可以了。
  3. 设定会议时间。会议时间越短越好,超过1小时的会议,人的注意力就很难集中,会议效率会大大降低。所以,开会之前一定要设定好会议预计花费的时间,这样参会人员好做安排,也可以减少会议跑题的情况发生。
  4. 日常会议流程标准化。标准化的会议流程可以参会者清晰的预期,可以有效提高会议的效率。信息交流型会议,可以固化时间和内容,形成惯例和习惯,提高会议效率。要固定的时间点,比如周一上午10点开例会,让大家形成习惯,从而能够提前安排好自己的工作。从内容上讲,总结上周做了什么、各项重点工作的进度,现在是什么状况,下一步主要的工作,还需要什么支持,最终在统一强调,明确下一步的工作重点。关键是形成惯例,开会的时候议程明确、条例清楚、言简意赅、才会提高效率。
  5. 会议议题要提前发,不开糊涂会。提前给参会人员发送会议议题,参与人员就要安排时间思考自己的看法和态度,开准备的会议。会议现场即时发表的见解,没有经过深入思考,肯定不系统也不完善,会导致会议的效果大大降低。参加会议的每个人都必须给出自己的想法,如果没有想法的话那说明他压根就不需要参加这次会议。
  6. 找个能控场的会议主持人。会议需要设置一个主持人,可以有效保证会议的效率和质量,一般情况下会议发起人需要担当主持人的角色。主持人的职责是:确认会议主题和需要解决的问题;无关话题严禁会上发散;严格控制时间,未尽事宜下次继续讨论。
  7. 会议要有成果。每次开会都必须作出一个明确的决定。问题决策型会议,要解决掉会议议题中的问题,悬而不决会议等于没开,在会议结束时,必须清楚下一步该做什么。信息交流型会议,保证每个人都获得了一致的信息。
  8. 会议纪要。会议需要设置一位记录人,记录会议的要点和下一步行动事项。会后整理成会议纪要发送给参会人员。对会议决定的下一步行动事项,要及时跟踪,确保执行到位。