创始人手册01：如何高效开会

创业公司最贵的成本，不是房租，是无效会议。一个人时薪100元，8个人开2小时会，这场会的直接成本是1600元。如果会上跑题、闲聊、没结论，成本翻倍，产出为零。

公司日常中的会议一般分为决策会议和信息交流两种类型。

信息交流会议一般是指大家坐在一起，每个人都会分享一些信息，做到信息的互通有无。公司的各种例会都属于这类会议，例如周例会、月度会议、季度会议和年度会议。

决策性会议以结果为导向，会议会就某些需要决策的问题讨论、决议，这类会议需要用最少的时间，解决要商议的问题，并给出具体的行动计划。例如渠道策略会议、产品定价策略会议等。

无规矩不成方圆，简单设立几条会议原则，可以有效提高会议效率。

1. 遵守会议纪律

不能迟到、接打电话、玩手机等情况出现，必要时可以对违反会议纪律的行为作出处罚。不打断别人的谈话，有疑问先记录、再讨论。每个人都要对会议议题发表自己的意见，提前准备发言大纲和会议汇报材料。

2. 控制参会人数

不发言的人原则上不用参加会议，看会议纪要即可。从成本和效率的角度来看，开会的人越多，成本就越高、效率也越差。问题决策型会议，人越少越好，8人基本上就是上线了。假如每人陈述下自己的看法需要5分钟，都说完40分钟就过去了，大家也都疲惫了。

信息交流型会议要做到能不开就不开，一般情况下把信息作成通知或公告在公司群里公布出来就可以了。

3. 设定会议时间

会议时间越短越好，超过1小时的会议，人的注意力就很难集中，会议效率会大大降低。所以，开会之前一定要设定好会议预计花费的时间，这样参会人员好做安排，也可以减少会议跑题的情况发生。

4. 日常会议流程标准化

标准化的会议流程可以给参会者清晰的预期，可以显著提高会议的效率。

信息交流型会议，固化时间和流程，形成惯例和习惯，提高会议效率。固定的时间点，比如周一上午10点开例会，让大家形成习惯，从而能够提前安排好自己的工作。

会议流程固定，如总结上周做了什么、各项重点工作的进度，现在是什么状况，下一步主要的工作，还需要什么支持，最终在统一强调，明确下一步的工作重点。关键是形成惯例，开会的时候议程明确、条例清楚、言简意赅、才会提高效率。

5. 会议议题要提前发，不开糊涂会

只有问题得到确认，才能召开会议做决策，而不是开会确认问题。很多公司都会犯这类错误，开会前没有确认问题，导致会议效率大大降低。

提前给参会人员发送会议议题，参与人员就要安排时间思考自己的看法和态度，不开没有准备的会议。会议现场即时发表的见解，没有经过深入思考，方案肯定不系统也不完善，会导致会议的效果大大降低。参加会议的每个人都必须给出自己的想法，完全没有想法的人说明他不需要参加这次会议。

6. 找个能控场的会议主持人

会议需要设置一个主持人，可以有效保证会议的效率和质量，一般情况下会议发起人需要担当主持人的角色。主持人的职责是：确认会议主题和需要解决的问题；无关话题严禁会上发散；严格控制时间，未尽事宜下次继续讨论。会议主持人要有能力控制会议的节奏，不能让会议跑题，不能让某个人占用过多的时间发言，不能让会议变成了一个闲聊的场所。

大多数时候，老板不适合做会议主持人。老板的角色是决策者和资源协调者，会议主持人则需要专注于会议的流程和效率。老板在会议中可能会因为权威性而导致其他人不敢发表不同意见，这样会影响会议的质量和效率。因此，最好由一个能够控制会议节奏、引导讨论的人来担任会议主持人，而老板则可以在会议中提供指导和决策支持。

7. 会议要有成果

每次开会都必须作出一个明确的决定。会议要以结果为导向，而非问题导向。也就是说大家聚在一起开会，是讨论行动方案，而非讨论问题本身。

问题决策型会议，要解决掉会议议题中的问题，悬而不决会议等于没开，在会议结束时，必须清楚下一步该做什么。信息交流型会议，保证每个人都获得了一致的信息。

8. 会议纪要

会议需要设置一位记录人（现在可以用AI代劳这个工作），记录会议的要点和下一步行动事项。会后整理成会议纪要发送给参会人员。会议纪要的作用是让参会人员明确会议的结果和下一步的行动计划，避免会议结束后大家都忘了会议内容或者对会议内容有不同的理解。会议纪要还可以作为后续跟踪和评估会议效果的重要依据。

总结

要开会首先要确定会议类型，是同步信息还是讨论解决方案。会前早规划、早准备，不开计划外的会议。会中守规矩、勤发言，会议有成果。会后整理会议纪要，及时跟踪执行。